Tecnología infrautilizada
A pesar de que las inversiones en tecnología han aumentado hasta niveles sin precedentes, las compañías suelen quedarse a medio camino entre la capacidad que esta les ofrece y el rendimiento real que obtienen. Esta brecha refleja un problema cada vez más extendido: la dificultad de integrar eficazmente la tecnología en los procesos y en la cultura organizativa.
En el escenario actual, el hecho de contar con herramientas avanzadas de colaboración, sistemas de gestión de última generación y soluciones personalizables para dar respuesta a necesidades específicas es casi una obligación para que las organizaciones puedan mantenerse competitivas. Sin embargo, ¿se está realmente aprovechando todo ese potencial? La respuesta, con frecuencia, no es positiva.
En muchas empresas las herramientas tecnológicas se emplean de un modo superficial. Sí, se adoptan sistemas (plataformas de videoconferencias, aplicaciones de mensajería, almacenamiento en la nube…), pero rara vez se exploran a fondo todas sus funcionalidades.
Se calcula que solo un 35% de los proyectos de tecnología pueden considerarse un éxito completo, mientras que un 19% acaban cancelados y un 46% terminan en la categoría de “desafiantes”: es decir, que no logran cumplir con las expectativas iniciales, ya sea por costes adicionales, retrasos o una implementación parcial.
Este dato es el mejor recordatorio de que la tecnología, en sí misma, no garantiza resultados. La clave para maximizar su potencial reside en cómo se integra, se adapta y, sobre todo, en cómo la adoptan los usuarios.
Centrarse en las personas y en los procesos
La falta de un enfoque estructurado y de una gestión del cambio en torno a la tecnología no solo afecta a la rentabilidad de la inversión. Es evidente que también puede erosionar el entusiasmo de los empleados, que son quienes ven pasar herramientas y sistemas que, a pesar de sus promesas, no siempre transforman de forma tangible su día a día.
El verdadero reto está en el cambio cultural, en transformar la percepción de la tecnología, que de recurso externo y técnico se convierta en una herramienta cotidiana que realmente facilite la actividad de cada área de la empresa. En este sentido, existen dos enfoques complementarios cuyo equilibrio es fundamental para causar un impacto real y duradero: centrarse en las personas y en los procesos.
El primer enfoque pone en el centro de atención a los usuarios. El objetivo es entender las actividades diarias de cada persona, los desafíos que enfrentan y las herramientas que utilizan para realizar su trabajo. ¿Con qué problemas se encuentran al utilizar la tecnología? ¿Existen barreras en la colaboración entre departamentos?
El enfoque estructurado para maximizar el potencial de la tecnología comienza por identificar y definir áreas de impacto
Este análisis no es solo una oportunidad para identificar soluciones, sino también para crear un espacio de diálogo en el que los empleados puedan expresar sus necesidades y expectativas. Cuando entienden el beneficio directo que la tecnología aporta a sus tareas, es mucho más probable que la adopten con entusiasmo.
Por otro lado, optimizar la tecnología desde una perspectiva de procesos permite crear una estructura sólida que sustente las operaciones de la empresa. Aquí el objetivo es analizar los procesos organizativos clave y ver cómo la tecnología puede hacerlos más eficientes, estandarizarlos o mejorar su alcance. Un proceso optimizado mediante tecnología permite que la organización alcance su máximo potencial, ya que asegura que los recursos se empleen de manera más eficiente y que la operativa de la empresa sea sostenible.
El análisis de los procesos permite definir con mayor precisión el retorno de la inversión (ROI), ya que, al identificar áreas de impacto, se pueden asignar recursos de forma estratégica. Además, al combinar este enfoque con el análisis de las personas, se crea un sistema en el que cada empleado sabe exactamente qué herramientas puede utilizar en cada etapa de su actividad y cómo le ayudarán a optimizar su labor diaria.
Planificación, definición y priorización
El enfoque estructurado para maximizar el potencial de la tecnología comienza por identificar y definir áreas de impacto. Una vez se han analizado personas y procesos, el siguiente paso es planificar y priorizar las áreas de mejora según el valor que aportan y el esfuerzo requerido. En este punto, las organizaciones deben tener en cuenta que no es posible implementar todos los cambios de una sola vez, por lo que es fundamental contar con un plan de trabajo que permita abordar las mejoras en fases.
Una recomendación clave es no definir un proyecto hasta que esté listo para implementarse. La tecnología avanza con rapidez, y una solución que hoy es innovadora puede quedar obsoleta en pocos meses. Esperar al momento adecuado para abordar cada iniciativa permite adaptar los proyectos a las necesidades actuales y obtener el máximo beneficio de cada inversión.
Análisis de los procesos
En última instancia, para asegurar que la tecnología siga siendo un motor de valor, es imprescindible contar con un sistema de monitorización. Medir el impacto de cada implementación permite confirmar que se están logrando los beneficios esperados y, en caso contrario, introducir los ajustes necesarios. La mejor estrategia es avanzar en fases cortas, de modo que cada paso permita aprender de los resultados y hacer los cambios necesarios.
Evitar la resistencia al cambio
Por último, uno de los aspectos más subestimados en la gestión de proyectos tecnológicos es la adopción y la gestión del cambio. No basta con enseñar a los usuarios a manejar una herramienta; la adopción implica un proceso más profundo en el que los empleados reconocen la necesidad de utilizar esa tecnología, evalúan sus beneficios y la incorporan en sus actividades diarias.
Acompañar a los empleados en esta transición es clave para evitar la resistencia al cambio, que es un fenómeno natural y a menudo insuperable sin una gestión adecuada. La resistencia al cambio no responde a malentendidos o falta de interés, sino que está arraigada en la inercia humana y en el temor a la incertidumbre.
Un plan de adopción eficaz debe incluir una comunicación constante sobre los beneficios y ventajas de cada herramienta, así como un acompañamiento adaptado a las necesidades de cada equipo o departamento. Seguir el proceso de adopción de cerca es esencial para efectuar ajustes en función de los resultados obtenidos y fomentar una cultura en la que la tecnología no sea vista como una obligación, sino como una herramienta que facilita y mejora el día a día de cada empleado.
