Gobernanza de datos en la nube
Las soluciones en la nube han aumentado la agilidad y mejorado la eficiencia de todo tipo de organizaciones, pero también han planteado una serie de riesgos significativos respecto a la seguridad y gobernanza de los datos. Considerados el nuevo petróleo, los datos se han de gestionar con cuidado para evitar accesos no autorizados, fugas y pérdida de oportunidades.
La nube ha dotado de mayor agilidad a las organizaciones, reducido sus costes y proporcionado la capacidad de escalar las operaciones con rapidez. Ha revolucionado asimismo la forma en que las empresas gestionan y protegen sus datos; sin embargo, el crecimiento exponencial de la información —y su almacenamiento descentralizado— traen consigo nuevos desafíos que podrían comprometer no solo la seguridad, sino también el cumplimiento normativo y hasta la eficiencia operativa.
La flexibilidad que un modelo cloud proporciona a las operaciones viene acompañada de interrogantes: ¿quién tiene acceso a los datos?, ¿cómo se protegen frente a amenazas externas e internas?, ¿qué medidas aseguran su calidad y disponibilidad?…
Los datos son clave en el panorama actual, pero son cada vez más las organizaciones que comprenden que, sin una gobernanza adecuada, la información empresarial se expone a múltiples riesgos, como accesos no autorizados, fugas de datos, incumplimientos regulatorios e incluso pérdida de oportunidades de negocio debido a datos incorrectos o desorganizados. Una estrategia de gobernanza de datos debe dirigirse, por un lado, a minimizar estos riesgos, ayudando a establecer políticas claras relativas a su recopilación, almacenamiento, uso y eliminación, y, por otro, a maximizar el valor estratégico de la información.
Hay que tener en cuenta que un enfoque adecuado de gobernanza de datos no solo descansa en la tecnología: se trata de una combinación de procesos, normativas y cultura organizativa pensada para garantizar la integridad y la seguridad de la información.
Tecnologías especializadas, como las de Microsoft y otras plataformas de gestión de datos, facilitan este proceso mediante herramientas que automatizan la supervisión, el control de acceso y la auditoría del ciclo de vida de los datos, entre otras muchas capacidades.
Controles, seguridad y Buenas prácticas
Para garantizar una gobernanza efectiva en la nube es fundamental adoptar una serie de medidas que protejan la integridad y seguridad de los datos, empezando por establecer controles de acceso rigurosos y tecnologías de encriptación. Ademas, hay que tener en cuenta que estos controles deben ser especialmente rigurosos en el caso de los datos empresariales confidenciales, cuya filtración, robo o pérdida deben evitar a toda costa las organizaciones.
En este sentido, implementar políticas de gestión de permisos de acceso —a según qué documentos y a través de qué canales—, así como un cifrado robusto reducen la posibilidad de sufrir incidentes.
Algunas herramientas de colaboración muy extendidas en las empresas ya están dotadas de autenticación multifactor (MFA) y de capacidades de gestión de permisos integradas en la propia plataforma. Esto permite clasificar los equipos y canales según la confidencialidad de los datos que manejan. Además, ofrecen también opciones para aplicar políticas de prevención de pérdida de datos; se evita así que los usuarios compartan información confidencial con nadie ajeno a la organización a través de aplicaciones no autorizadas.
El verdadero potencial de la nube se materializa cuando se implementa un enfoque estructurado para la gobernanza de los datos
Del mismo modo, establecer reglas claras de retención y eliminación ayuda a cumplir con las normativas en materia de manejo de datos. Se trata de evitar sanciones, pero también de no acumular información innecesaria, con el gasto y el riesgo consiguientes para la organización.
Estas políticas deben tener en cuenta el tiempo que se deben conservar los datos, según el tipo de información y de canales de los que estemos hablando, además de los pasos para eliminarlos una vez caduquen.
Otro aspecto esencial en la gobernanza de los datos es la supervisión. La accesibilidad de la nube y la movilidad que permite facilitan el trabajo e impulsan la productividad, pero también incrementan el riesgo de uso indebido de la información. Para conjurar ese peligro es importante supervisar su uso y detectar cualquier actividad sospechosa o inapropiada. Una monitorización que debe acompañarse de alertas de seguridad y auditorías regulares de los procesos, con el objetivo de detectar incidentes antes de que se conviertan en problemas críticos.
También es importante poner el foco en los usuarios, los principales responsables del modo de emplear la información. Es fundamental capacitarlos en las mejores prácticas de gobernanza de datos y en las herramientas tecnológicas disponibles. La formación continua del personal es clave para fortalecer la cultura organizativa y minimizar los riesgos derivados del error humano.
Conjugar la Gobernanza y la innovación
El valor que la gobernanza aporta al negocio no se reduce a la mera protección, pues posee la capacidad de impulsar la innovación dentro de la empresa. Al establecer reglas claras para el manejo de los datos, las organizaciones pueden aprovechar todo el potencial de las herramientas colaborativas y de productividad —como Microsoft 365, con sus capacidades de inteligencia artificial y automatización— sin comprometer la seguridad. Esto fomenta de este modo un ambiente en el que la información fluye libre pero protegida, lo que promoverá la eficiencia y la toma de decisiones basadas en datos.
En este sentido, cualquier entidad inmersa en un proceso de transformación por medio de las TI debería dar los pasos necesarios para equilibrar la seguridad con la agilidad organizativa. Esto incluye invertir estratégicamente en una gobernanza sólida para mantener el control total sobre su infraestructura en la nube.
Las compañías que ya se están planteando por dónde empezar a avanzar en la materia también pueden apoyarse en conjuntos de servicios expertos de gobernanza basados en buenas prácticas para configurar sus procesos de control.
Centros de excelencia
A modo de ejemplo, en el entorno Microsoft —en el que somos expertos— este tipo de servicios ayudan a desplegar correctamente la colección de componentes y herramientas de Power Platform para alcanzar un control completo a través de los llamados centros de excelencia (CoE): iniciativas estratégicas que buscan impulsar la adopción, el crecimiento y la gobernanza de las tecnologías de Power Platform dentro de una organización.
Estos CoE mejoran los procesos de las organizaciones, fomentan la innovación y proporcionan una mayor capacitación de los profesionales para alcanzar la excelencia del negocio.
El verdadero potencial de la transformación en el entorno cloud se materializa cuando las organizaciones implementan un enfoque estructurado para la gobernanza de sus datos con el objetivo de proteger la información empresarial, aprovechar su valor estratégico e impulsar la toma de decisiones basadas en datos confiables.
En este sentido, la gobernanza se convierte en un facilitador para beneficiarse de la nube de manera segura, eficiente y sostenible.
