El futuro es ahora: Estrategias de digitalización para los despachos de abogados

Durante años, los despachos de abogados han operado en un entorno relativamente estable, confiando en procesos tradicionales, clientes fidelizados y en la experiencia acumulada de sus profesionales.

Sin embargo, este modelo tradicional empieza a ser insuficiente para abordar los desafíos contemporáneos de un mercado legal que está en constante evolución, asume una creciente competencia y demanda una transformación profunda.

Hoy, la competencia no solo proviene de firmas convencionales, sino también de nuevas formas de prestación de servicios, como plataformas online, y de proveedores alternativos. Estos nuevos actores han intensificado la presión sobre los precios, impulsando a los despachos de abogados a mejorar su eficiencia y calidad a través de las nuevas tecnologías para ofrecer un valor diferencial.

Además, la complejidad creciente de los casos legales y la necesidad de un control riguroso tanto legal como económico hacen imprescindible que de manera estructural las firmas integren herramientas digitales para facilitar la gestión de sus operaciones.

Sin embargo, según el informe «Break the Limits 2023 Legal Innovation Report» de la Fundación Aranzadi La Ley, un preocupante 32% de los despechos legales no tiene ningún tipo de presencia digital y solo el 27% cuenta con un plan estratégico de transformación digital con presupuesto asignado.

Esto resulta curioso teniendo en cuenta que otros informes destacan que la gran mayoría de los profesionales reconocen los beneficios de la digitalización. Entonces, ¿por qué no se aplica de manera generalizada? La respuesta radica en una fuerte resistencia al cambio, prefiriendo mantener métodos -hasta ahora- efectivos frente a la apuesta por nuevos modelos que buscan impulsar los negocios a través de la innovación. Por ello, es crucial desmentir ciertos mitos que frenan la evolución y entender las oportunidades que ofrece la digitalización.

El cloud y su impacto sobre los negocios

Otros de los factores que provocan que un importante número de despachos se resistan a la digitalización incluyen la falta de formación adecuada, que se resuelve fácilmente con un partner de confianza que ayude a desplegar los sistemas de manera integral, y la inversión inicial necesaria en tiempo y recursos, algo que en la actualidad se ve facilitado gracias a la proliferación de los modelos SaaS (Software as a Service) y en la nube.

El SaaS es un modelo de distribución de software en el que las aplicaciones se alojan en servidores remotos y se accede a ellas de forma online, eliminando la necesidad de instalaciones locales –on-premise- y reduciendo costes.

Por su parte, la tecnología en la nube permite almacenar y gestionar datos en servidores externos, ofreciendo flexibilidad y escalabilidad, y facilitando el acceso a los servicios desde cualquier lugar con conexión a Internet. Gracias a estas características se está democratizando el acceso a la tecnología, con planes ajustados a las necesidades de cada empresa, independientemente de cuál sea su tamaño.

Además, la adopción de soluciones en la nube ofrece otros múltiples beneficios, como la agilidad y la mejora de la seguridad con medidas avanzadas que cuentan con una capa adicional de protección frente a las soluciones tradicionales on-premise.

Las herramientas más modernas ofrecen capacidades de cifrado de datos, autenticación multifactor y monitorización continua para detectar y responder a posibles ciberamenazas, algo crucial teniendo en cuenta la cantidad de información sensible que se maneja en el sector.

La importancia de un buen sistema de gestión empresarial

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), que son las herramientas básicas para la gestión integral de actividades financieras y documentales, también han evolucionado considerablemente gracias al SaaS y la tecnología en la nube, facilitando su despliegue y manejo. Ahora, los ERP son aún más fáciles de implementar y mantener, eliminando la necesidad de costosas infraestructuras locales y permitiendo actualizaciones automáticas y accesibilidad desde cualquier lugar.

Los sistemas ERP tienen una clara capacidad para mejorar la eficiencia operativa a través de la correcta gestión de los datos. Sin embargo, un ERP bien implementado también tiene el potencial de transformar el negocio al habilitar nuevas capacidades estratégicas.

Por ejemplo, puede integrarse con sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) para proporcionar una visión 360 grados del cliente, lo que facilita la personalización de servicios y mejora la satisfacción del cliente. También puede ofrecer herramientas de análisis de datos en tiempo real que permiten identificar tendencias y oportunidades de mercado antes de la competencia.

Un ERP moderno debe gestionar todas las operaciones financieras, mantener registros completos de los clientes, facilitar la planificación, el seguimiento y la asignación de tareas, y gestionar el personal de manera eficiente.

También debe incluir capacidades robustas de Business Intelligence (BI) para generar informes y análisis avanzados. Las soluciones avanzadas de gestión de proyectos y recursos ofrecen una plataforma unificada para gestionar todas las operaciones, permitiendo a los profesionales acceder a los datos de todo el ciclo de vida de los proyectos, desde el presupuesto inicial hasta la ejecución, logrando así una visión completa y una toma de decisiones más informada.

El futuro digital de los despachos de abogados con la llegada de la IA

Otra de las innovaciones de la década que pueden beneficiar de manera importante a la labor de los despachos, junto con la nube y el SaaS, es la Inteligencia Artificial (IA) y, más en concreto, la generativa.

Al analizar el comportamiento y las necesidades de los clientes, los sistemas de IA pueden proporcionar recomendaciones personalizadas y anticiparse a las necesidades legales futuras, mejorando la relación con los clientes y aumentando la fidelización.

Del mismo modo, al analizar grandes volúmenes de datos legales en minutos, esta tecnología puede proporcionar insights y recomendaciones en tiempo real que antes hubieran costado gran cantidad de horas, incluso llegando a predecir resultados legales en base a datos históricos. Además, la IA tiene la capacidad de automatizar tareas repetitivas, como la revisión de documentos, la búsqueda de precedentes legales y la gestión de contratos, lo que promete facilitar a los abogados su trabajo diario, enfocándose en actividades de valor añadido.

La combinación de estas tecnologías avanzadas, como la nube, el SaaS y la IA generativa, está redefiniendo la práctica legal, haciendo que los despachos sean más eficientes, innovadores y centrados en el cliente. Aún nos queda mucho por ver. Pero, lo que es evidente, es que el futuro es inherentemente tecnológico, y una correcta estrategia de digitalización hará que las empresas consigan triunfar en él.