6 consejos para hacer un buen uso de los datos en Teams
Muchas empresas descubrieron el poder de las herramientas colaborativas cuando la COVID-19 nos obligó a confinarnos. Gracias a herramientas como Zoom, Microsoft Teams o Google Meets, por poner algunos ejemplos, los trabajadores pudieron seguir comunicándose y reuniéndose casi con total normalidad.
Una vez que se fueron acabando las restricciones y la mayoría de las personas volvieron a sus centros de trabajo, el uso de estas plataformas fue decayendo. Sin embargo, la consolidación del trabajo híbrido, combinando el trabajo presencial y teletrabajo, ha hecho que estas plataformas acaben instalándose definitivamente en nuestro día a día.
Microsoft Teams quizá sea el mejor ejemplo. Esta plataforma no sólo sirve para realizar reuniones mediante videoconferencia, sino que también ofrece chat, la creación de equipos para coordinar la actividad de todas las personas que trabajan en un mismo proyecto, la posibilidad de compartir archivos, etc.
Sin embargo, cuando usamos este tipo de plataformas, y teniendo en cuenta el crecimiento imparable de las amenazas que conlleva la transformación digital que están viviendo las empresas y el conjunto de la sociedad, nos asalta una duda. ¿Qué pasa con todos los datos que se generan y almacenan en Teams u otras aplicaciones de este tipo? ¿Y cómo podemos asegurarnos de que se gestionan de forma adecuada y se respetan los principios de privacidad y seguridad?
“Para garantizar la seguridad de estos datos, es esencial implementar medidas robustas de gobernanza que garanticen su uso seguro y eficiente. Sin estas medidas, se corre el riesgo de perder, filtrar o comprometer información sensible que puede afectar al rendimiento, la reputación o acarrearle problemas legales a la empresa”, explica Daniel Taboada, CEO de Arbentia.
“Sin embargo, son pocas las compañías que conocen las capacidades de Microsoft que ayudan a establecer unas políticas y procedimientos claros que regulen el ciclo de vida de los datos en Teams, desde su creación hasta su eliminación, pasando por su almacenamiento, acceso, uso y compartición”, añade.
Tus datos seguros en Teams
Arbentia comparte seis prácticas fundamentales para que las empresas garanticen un uso seguro y eficiente de los datos en Microsoft Teams.
1. Proteger los datos confidenciales
La compañía subraya que es fundamental compartir los datos únicamente con las personas que necesitan tener acceso a ellos y sólo por los medios adecuados. Esa es la mejor manera de evitar el riesgo de filtraciones, robos o pérdidas de datos confidenciales.
Por ejemplo, reseña que se puede usar el cifrado, las contraseñas o los permisos para restringir el acceso a los archivos o mensajes con datos confidenciales. En este sentido, Teams cuenta con la posibilidad de introducir la autenticación multifactor (MFA) para verificar la identidad de los usuarios que acceden a la herramienta y a los datos confidenciales.
2. Gestionar los permisos de acceso
Arbentia remarca que es esencial asegurarse de que los usuarios que accedan a nuestra información sean los adecuados y restringir el acceso en función de la necesidad individual de cada empleado.
Para ello, la plataforma de Microsoft dispone de herramientas de administración de permisos, que permitiendo así la clasificación de los equipos y los canales según el nivel de confidencialidad de los datos que se manejan en ellos.
Asimismo, da la opción de aplicar políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) para evitar que los usuarios compartan datos confidenciales con personas externas a la organización o a través de aplicaciones no autorizadas.
3. Supervisar el uso de los datos
Para asegurar que los datos se usen de forma adecuada y segura, es importante supervisar su uso, detectando cualquier actividad sospechosa o inapropiada.
Teams ofrece varias herramientas que nos pueden ayudar, como el establecimiento de alertas, el envío de informes de actividad o la revisión y validación de las acciones de los usuarios.
Esto no solo contribuye a la prevención y mitigación de los riesgos de seguridad, sino que también facilita la demostración del cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales.
4. Establecer políticas de retención de datos
Estas políticas se refieren al período de tiempo que se deben conservar los datos y la acción que se debe realizar cuando caduquen. Sirven para cumplir con las obligaciones legales, regulatorias y empresariales, pero también para optimizar el uso de los recursos de almacenamiento.
Arbentia indica que Teams permite aplicar políticas de retención de datos en los mensajes de chat y de canal, tanto públicos como privados, para decidir si se quieren retener, eliminar o retener y luego eliminar.
5. Capacitar a los usuarios
La formación de los trabajadores es esencial, puesto que los usuarios son los principales responsables del uso adecuado y seguro de los datos en la organización.
Así pues, es fundamental que conozcan las mejores prácticas de gobernanza de datos y que sepan cómo utilizar las herramientas integradas en Teams.
Arbentia aconseja evaluar a los empleados y ofrecer cursos, talleres o webinars centrados en sus necesidades. Además, insiste en la importancia de estar informados sobre las últimas tendencias y llevar a cabo las actualizaciones necesarias de la plataforma para garantizar la protección.
6. Realizar auditorías regulares
La compañía recomienda realizar auditorías regulares, evaluando el cumplimiento y la eficacia de las políticas, los procesos y los controles de gobernanza de datos.
Especifica que es esencial definir el alcance, los objetivos y los criterios de auditoría, basados en los riesgos y las normativas relacionadas con los datos, así como comunicar las conclusiones, identificando las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas halladas.
