Cómo migrar con éxito de Dynamics CRM a Dynamics 365 Sales

Contar con una plataforma de gestión de clientes como Dynamics CRM es algo esencial para las compañías, ya que permiten la gestión y organización de las oportunidades de venta de los equipos.

Debido a la aparición y al desarrollo de nuevas tecnologías, estas plataformas evolucionan y es necesario migrar toda la información, funcionalidades propias, personalizaciones… a otra más actualizada y con mejores características como es el caso de Dynamics CRM a Dynamics 365 Sales. En este post te contamos cómo migrar de Dynamics CRM a Dynamics 365 Sales de una manera correcta y las ventajas que ofrece la versión más actualizada del CRM de Microsoft.

Dynamics 365 Sales es el sucesor de Dynamics CRM, el cual se lanzó al mercado en 2005. Tras varias versiones y actualizaciones en los años posteriores, en 2016 Microsoft actualizó su plataforma de gestión de clientes, Dynamics CRM, dando paso a Dynamics 365 Sales.

Con esta actualización y bajo el nombre Dynamics 365, el proveedor de tecnología actualizó y unificó en una suite todas sus plataformas dedicadas a la gestión empresarial: Dynamics 365 Business Central, Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Customer Insights y Dynamics 365 Customer Insights – Journeys (antes Dynamics 365 Marketing).

Debido a la continua evolución de la tecnología y al desarrollo de nuevas soluciones digitales las empresas tienen que adaptarse a estas nuevas tendencias del mercado tecnológico de manera rápida y eficaz si no quieren perder su estrategia competitiva. Microsoft se sitúa a la vanguardia en la actualización de sus soluciones y por ello realiza de manera mensual y semestral, importantes cambios que mejoran la experiencia y la usabilidad de los usuarios.

Uno de los cambios más relevantes que ha realizado en los últimos años, es el paso de On Premise a SaaS. El despliegue y disponibilidad de Dynamics 365 Sales en cloud revoluciona la manera de trabajar de los comerciales, pudiendo acceder a la aplicación desde cualquier lugar, evitando la pérdida de información de ventas.

A pesar de que las antiguas versiones de Dynamics CRM siguen activas y los usuarios pueden continuar haciendo uso de ellas, el soporte y actualizaciones que ofrece Microsoft para estas soluciones tiene fecha de caducidad. Por ello, es necesario e importante que las compañías realicen la migración de Dynamics CRM a Dynamics 365 Sales lo antes posible, no solo para beneficiarse de todas las ventajas y nuevas funcionalidades que ofrece, sino para estar siempre actualizados y poder contar con las últimas actualizaciones de la plataforma.

Dynamics 365 Sales ofrece las últimas novedades y tendencias del mercado y se presenta como una plataforma de gestión de clientes renovada con las actualizaciones más recientes.

Contar con la última versión del software para gestión de clientes, como Dynamics 365 Sales, garantiza a los usuarios una seguridad total de la información y de los datos almacenados en la plataforma. Sin embargo, Dynamics CRM es una plataforma cuyas versiones ya no cuentan con el soporte de Microsoft, lo que la convierte en una opción arriesgada ya que los usuarios están expuestos a grandes riesgos de sufrir filtrados de información confidencial o brechas de seguridad.

Dynamics 365 Sales se actualiza de manera constante, en las conocidas waves de Microsoft, las cuales tienen lugar dos veces al año (abril y septiembre). Estas actualizaciones ofrecen a las compañías y a los usuarios las últimas novedades y tendencias del mercado tecnológico haciendo que siempre hagan uso de las últimas versiones con las funcionalidades más innovadoras.

En el caso de Dynamics CRM, Microsoft no ofrece nuevas actualizaciones, lo que hace que la plataforma quede obsoleta y los usuarios no puedan disfrutar de la innovación de las waves de Microsoft.

Según el informe IDC MarketScape: Worldwide General Purpose Conversational AI Software 2023 Vendor Assessment elaborado por IDC, Microsoft se posiciona como líder en el mercado de la inteligencia artificial generativa. El desarrollo de Copilot, su asistente de inteligencia artificial, y su integración en las herramientas digitales de Microsoft, tanto Dynamics 365, como Power Platform o Microsoft 365, impulsa la innovación de Dynamics 365 Sales y su competitividad en el mercado, siendo uno de los mejores softwares de CRM.

Una de las mayores novedades y puntos fuertes de Dynamics 365 Sales es el modelo SaaS (Software como servicio), en lugar de on premise como trabaja su antecesor. Este modelo de actuación permite a las compañías tener más flexibilidad a la hora de adquirir o eliminar licencias. Dynamics CRM solo está disponible en modelos de compra, es decir, se debe adquirir el número de licencias que se necesiten en cada momento, con independencia de los periodos de crecimiento o decrecimiento que tenga la compañía. Sin embargo, Dynamics 365 Sales ofrece la posibilidad de adquirir o eliminar licencias en base a las necesidades que se tengan en cada momento.

Además, incluye funcionalidades exclusivas como: creación de copias de seguridad, exportación de datos o acceso a guías y tutoriales de aprendizaje.

Las compañías pueden activar y desactivar diferentes módulos o bloques de acuerdo a sus necesidades y a sus objetivos. Además, al estar en la nube, las actualizaciones de Dynamics 365 Sales se realizan de manera automática, por lo que los usuarios cuentan siempre con la última versión de la plataforma sin necesidad de hacer grandes esfuerzos.

Se presenta como una plataforma online fácilmente accesible desde cualquier lugar y cualquier dispositivo (smartphone, PC y Tablet), facilitando así el trabajo de todos los miembros de la compañía, trabajen dentro o fuera de la oficina, y adaptándose a las nuevas formas de trabajo como es el modelo de trabajo híbrido o el teletrabajo.

Además, al estar disponible en cloud se puede acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo sin necesidad de descargar pesadas aplicaciones que ocupan demasiado espacio en los equipos electrónicos.

Dynamics 365 Sales impulsa la productividad de los equipos de ventas al poder conectar la plataforma con LinkedIn, Outlook y Microsoft Teams, permitiendo que los equipos trabajen con una única herramienta completamente integrada. Los comerciales podrán tener acceso a la información del cliente, realizar llamadas o enviar correos electrónicos con un solo clic y sin recurrir a plataformas o sitios web externos.

Microsoft almacena los datos de sus aplicaciones en Dataverse, un servicio de datos que permite a los usuarios almacenar y administrar en tablas los datos de forma segura. Todas las soluciones de Power Platform (Power Apps, Power Automate, Copilot Studio (antes Power Virtual Agents), Power BI y Power Pages) establecen sus datos en dataverse por lo que tienen acceso a estas tablas de datos, permitiendo la conexión entre ellas.

Además, Dynamics 365 (Business Central, Field Service, Customer Service, Customer Insights y Marketing), Microsoft 365, Outlook o Microsoft Teams, también hacen uso de dataverse por lo que de esta manera, la organización disfruta de una experiencia completa sin necesidad de recurrir a diferentes dispositivos para encontrar la documentación, archivos o información necesaria.

Otra de las ventajas del paquete Dynamics 365 es la unificación de la interfaz y el diseño visual, lo que facilita su uso. Además, se han actualizado los menús de búsqueda de información por lo que los usuarios pueden acceder a ella de una manera intuitiva y muy sencilla.

En muchas ocasiones y una de las principales cuestiones para no migrar de Dynamics CRM a Dynamics 365 Sales es creer que se perderán los datos, las personalizaciones, los desarrollos o las modificaciones que se hayan hecho durante todo el tiempo que se lleva utilizando la plataforma de CRM. Sin embargo, es un pensamiento totalmente erróneo ya que se mantendrá toda la información, lo único que cambiará será que a partir de la migración contarás con una plataforma totalmente renovada y actualizada, pero pudiendo llevar a cabo el mismo trabajo que realizabas sin apenas cambios.

En ARBENTIA somos partner certificado de Microsoft y especialistas en la migración de Dynamics CRM a Dynamics 365 Sales. Además, contamos con la Designación en Business Applications y la especialización avanzada en Dynamics 365 Sales, lo que avala nuestra experiencia en este ámbito.

Te asesoramos, guiamos y acompañamos durante todo el proceso de actualización de CRM, teniendo en cuenta las personalizaciones y modificaciones que hayas realizado, respecto al estándar de Microsoft, y de acuerdo a las necesidades de tu negocio y equipos de ventas. Te ayudamos a identificar los datos antiguos, duplicados o erróneos para disponer de la información más actualizada en Dynamics 365 Sales.

En ARBENTIA sabemos la importancia que tiene este proceso de migración para las empresas, y por ello, ofrecemos la mejor experiencia personalizada a nuestros clientes con el objetivo de que obtengan los mejores resultados.