Cómo hacer un buen inventario de almacén, paso a paso

El inventario de almacén es un proceso empresarial determinante para las compañías que se dedican a la logística y que con los años, gracias a la evolución de la tecnología, se ha simplificado hasta el extremo. Por eso, a continuación, te contamos todo lo que debes saber sobre él y, mejor aún, cómo llevar un buen inventario de almacén confiando en la herramienta digital más apropiada para ello.

Un inventario de almacén es un listado detallado de las existencias que se tienen en stock.

Por norma general tendemos a pensar que el control de inventario de un almacén se limita a especificar la cantidad de productos o materiales de los que se dispone, pero lo cierto es que a día de hoy los inventarios son herramientas mucho más completas que resultan indispensables para estar al tanto de la máxima información posible sobre ellos:

• Cantidad de existencias.
• Descripción completa de cada referencia.
• En qué lugar del almacén se encuentra cada producto.
• Precio de coste de cada elemento.
• A qué precio se venderá al público.

Un inventario, por tanto, es una herramienta empresarial determinante ya que, de los resultados que ofrezca, dependerán ciertas decisiones tanto económicas como de producción. Un mal control de inventario puede dejarnos sin materias primas para seguir produciendo, o producir roturas de stock, que no es otra cosa que vender productos de los que no disponemos.

Por eso es importantísimo contar con herramientas de digitalización que faciliten la elaboración del inventario de almacén y, más importante aún, que garanticen una actualización en tiempo real a prueba de olvidos o fallos humanos que, literalmente, costarán el dinero a cualquier tipo de empresa.

Existen diferentes tipos de inventarios en función de qué criterios se tienen en cuenta a la hora de elaborarlos.

• Uno de los inventarios de almacén más utilizados en logística es el basado en la periodicidad con la que se hace. De este modo se pueden realizar inventarios periódicos con una frecuencia determinada, inventarios anuales para tener una visión más amplia de cada ejercicio o inventarios permanentes, que registran cada salida y entrada de productos, y que son los más fiables de cara a llevar un conteo exacto que permita tomar las mejores decisiones empresariales.
• También es posible realizar un inventario de almacén basándonos en el tipo de producto, ya que es posible que necesitemos hacer un seguimiento más estrecho de materias primas que, por ejemplo, de producto terminado.
• Otra de las opciones que encontramos es el inventario según período fiscal, que busca hacer una comparativa entre el inicio y el cierre del ejercicio.

Además, es posible realizar un inventario de almacén siguiendo otros criterios, como teniendo en cuenta qué productos se han quedado obsoletos o se han perdido, cuáles es necesario almacenar durante un tiempo antes de poder ser vendidos o de poder empezar a trabajar con ellos o cuál es su función.

Saber cómo hacer un inventario de almacén puede parecer un mundo, pero en realidad es sencillo si se tienen las cosas claras, se dispone de las herramientas necesarias y se sabe qué pasos hay que seguir. Por eso a continuación te contamos cómo realizar un inventario de almacén de forma completamente detallada.

Lo primero que debemos hacer es determinar cada cuánto tiempo necesitamos realizar el inventario de almacén en función de las necesidades de nuestra actividad. Cada día es más habitual recurrir al inventario permanente o inventario perpetuo, un sistema de inventario en tiempo real posible gracias a los softwares especializados como Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Dividir nuestro inventario en función del tipo de productos y materiales, de a qué estarán destinados o del lugar del almacén en el que se encuentren es una gran estrategia. De este modo resultará mucho más sencillo llevar un control de inventario óptimo y eficiente.

El sistema de control de mercancía que hayamos implementado en nuestro almacén debe ser funcional y complementarse a la perfección con el tipo de inventario que hayamos decidido desarrollar.

La importancia del inventario de almacén para cualquier empresa es tal que resulta indispensable guardar copias de seguridad del mismo siempre que sea posible. En caso de error, o de pérdida de información, siempre podremos recuperar una versión inmediatamente anterior, lo que nos ahorrará el tiempo y el dinero que nos costaría tener que hacerlo de cero. Más aún si tenemos en cuenta que, de tener que afrontar esto último, los procesos de abastecimiento y producción podrían verse seriamente afectados.

El objetivo de hacer un inventario de almacén no termina con la obtención de los datos, ya que a partir de ellos debemos elaborar todo un sistema de trabajo basado en los mismos. El control de inventario es el que permite tomar decisiones más inteligentes y apropiadas a nivel económico. El que hará que no compremos más materias primas de las necesarias, o que podamos dejar de producir en una línea de negocio hasta que nos hayamos librado de parte del stock ya existente.

Hasta hace unos años, la única forma de realizar un inventario de almacén era a mano o, dicho de otro modo, invirtiendo un tiempo y un esfuerzo tremendo en contar, uno a uno, cada producto almacenado. Una labor titánica que se convertía en una auténtica pesadilla e impedía a muchas empresas llegar a ser realmente competitivas, ya que no todas disponían de los medios necesarios para encarar esta actividad básica en términos de logística.

Por suerte, la gestión de almacén con Business Central ha cambiado esto por completo. Poder monitorizar movimientos de producto en tiempo real, saber a cada segundo de qué productos se dispone en el almacén y, por tanto, qué otros se necesitan y cuándo, es lo que marca la diferencia entre una organización rentable y una que tendrá muchos problemas en el corto-medio plazo.

Utilizar un software de control de inventario de almacén, por tanto, es una medida tan rentable como útil para cualquier empresa de logística. Contar con una solución tan fácil e intuitiva de aplicar como la que te proponemos marcará un punto de inflexión definitivo para tu actividad comercial.