Todo sobre la factura electrónica obligatoria

La ley Crea y Crece obliga a todas las empresas y empresarios a implantar el sistema de factura electrónica a partir de 2023. Esto, que puede ser visto como un contratiempo por muchos, en realidad llega de la mano de un sinfín de posibilidades que, además de una facilidad en la gestión, nos proporcionará más tiempo que poder emplear en seguir creciendo.

¡Te contamos todo lo que debes saber sobre la factura electrónica obligatoria y cómo adelantarte a estos cambios!

Una factura electrónica es un documento digital que atestigua una actividad comercial, ya sea de compra o venta, o de un producto o servicio. Se diferencia del ticket de compra en que los requisitos de una factura electrónica para que tenga validez legal deben ser los mismos que en una factura tradicional, con una información mucho más completa tanto de la operación como de los actores que intervienen en ella.

Lo bueno es que, para cualquier departamento de administración, la factura electrónica supone una agilización de todos los trámites, más aún si el sistema de facturación electrónica se combina con una solución ERP integral como Microsoft Dynamics 365 Business Central o Navision.

Aunque la factura electrónica era opcional salvo para aquellas empresas que trabajasen con la Administración Pública, la ley Crea y Crece aprobada a finales de junio de 2022 instauró la obligatoriedad de enviar una factura electrónica tanto a otros autónomos como a pymes.

Esta factura electrónica obligatoria es ineludible, a partir de 2023, momento en el que contar con un programa de factura electrónica constituye una necesidad para cualquier tipo de emprendedor. En realidad, esta modalidad de documento digital lleva años funcionando en nuestro país, pero ahora las facturas en papel tienen, literalmente, las horas contadas.

Desde la entrada en vigor de esta medida, no basta con saber cómo se hace una factura electrónica y realizarlas en un ordenador o cualquier otro tipo de dispositivo electrónico. Además, el receptor debe recibir el documento en formato de factura electrónica online por vía digital (como a través de email) y poder acceder a ella libremente a través de cualquier dispositivo electrónico de que disponga.

Todas aquellas personas, ya sean físicas o jurídicas, que lleven a cabo una actividad económica, son desde ahora entes obligados a presentar factura electrónica por ley. Además, las organizaciones que realicen operaciones que superen los 5.000 euros también están obligadas a emitir facturas electrónicas. Esta medida destinada tanto a empresarios como a autónomos pretende combatir la morosidad y mejorar los pagos entre empresas.

Sin embargo, existen excepciones a presentar la factura electrónica:

• Personas naturales descritas en los párrafos 3 y 5 del Artículo 437 del Estatuto Tributario (ET) si cumplen los requisitos para no ser responsables del IVA, aquellas mencionadas en el Artículo 5112-13 del Estatuto Tributario que satisfagan los requisitos necesarios para no estar sujetos al Impuesto Nacional al Consumo (INC), dependiendo de su actividad profesional, legal, reglamentaria o de jubilación. Además de aquellas personas naturales que vendan bienes excluidos, que presten servicios no agravados con el IVA o que obtengan ingresos brutos inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o año en curso en las actividades mencionadas.
• Entidades bancarias como los bancos, las corporaciones financieras y para el ahorro y la vivienda, las empresas que forman parte del Régimen Simplificado del IVA o las compañías de financiamiento comercial.
• Cooperativas de ahorro y crédito, integrales y multiactivas, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo y los fondos para empleados que se dedican a las operaciones financieras.
• Empresas de transporte público, urbano o metropolitano de pasajeros.
• Empresas que prestan servicios en el extranjero
• Responsables del IVA e INC según lo establecido en el Artículo 506 del ET.

Así pues, las empresas y la factura electrónica están obligados a entenderse, aunque lo cierto es que se trata de una forma de gestión a la que resulta muy sencillo adaptarse. Además, permite un ahorro de tiempo considerable en tareas administrativas que puede dedicarse a seguir creciendo a nivel empresarial, y para Hacienda la factura electrónica es mucho más ágil tanto a la hora de hacer presentaciones como en el caso de tener que plantear una inspección.

Saber cómo hacer una factura electrónica manualmente en un programa como Excel o Word puede sacar de un apuro, pero no es la opción más útil. Lo mejor es contar con un buen programa de facturación con automatizaciones que permitan emitir una factura en cuestión de segundos y tenerla siempre disponible, en cualquier momento y en cualquier lugar.

Las múltiples ventajas de la factura electrónica hacen que estar obligados a expedir una no deba ser percibido como un lastre, sino como una oportunidad. Por ello, te mostramos lo sencillo que es implementar la factura electrónica en tu negocio:

• Evaluación inicial: lo primero de todo es conocer tu compañía y las normativas y regulaciones que le afecten tanto a nivel regional, nacional e internacional. Ya que, de esta manera, deberás implantar el software adecuado según las necesidades que debas cubrir.
• Selección del software: teniendo en cuenta las normativas y necesidades que tienes, es hora de elegir un software de factura electrónica que cumpla todos tus requisitos. Analiza las características de cada uno de ellos, y escoge aquel que se mejor se adapte a tus necesidades.
• Integración con sistemas contables y ERP: además de cumplir con los requerimientos de tu negocio, este nuevo software deberá ofrecer la posibilidad y ser compatible con los sistemas de contabilidad y de ERP que tengas en tu compañía para vincular los datos y que las facturas electrónicas se emitan de manera automática.
• Formación y soporte para la transición: capacitar al personal de tu organización es esencial para que conozcan cómo funciona el nuevo software y sus funcionalidades, aparte les permitirá operar de una manera más eficiente. En ARBENTIA ofrecemos sesiones formativas flexibles y un soporte de atención continuo y personalizado.

La normativa de la factura electrónica es exactamente la misma que para una factura tradicional. Es decir, el hecho de estar digitalizada no la exime de incluir exactamente la misma información para tener validez legal.

Aquí te dejamos los datos que debe incluir sí o sí una factura electrónica:

Si contiene todo esto, no habrá ningún problema a la hora de validar tu factura electrónica obligatoria. Lo mejor ante este tipo de cambios es adaptarse cuanto antes, y utilizar el mejor software de facturación facilita mucho las cosas en este sentido.